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清远市档案馆档案保管及库房管理制度
信息来源:清远市档案局  发布日期2014-11-19 访问量:

档案保管工作是指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理、保管,以便维护档案的完整与安全,最大限度延长档案寿命的工作。为了使档案资料管理有序,便于查阅利用,特作如下规定:

一、坚持“预防为主,防治结合”的方针,把保管工作贯彻到档案工作的各个环节,积极稳妥地搞好档案资料的保管和保护工作。

二、合理布局库房,选择标准、规范的档案装具,做好全宗之间与全宗内档案的科学排架和资料的合理排架。

1.本馆馆藏的档案按全宗分类保管,全宗内按年度——保管期限排列。

2.本馆馆藏资料先分本市资料和全国性资料两大类,然后按《清远市档案馆图书资料分类表》分类排放。资料分类代号用英文字母表示。

3.本馆档案资料箱柜以库房为单位编号,并编制存放档案资料的指引图,编制存放档案的全宗号、目录号、年度、案卷起止号的标识卡和资料的类别标识卡。

三、建立严格的管理措施,确保档案资料的完整与安全。

1.建立定期或不定期的对所有档案资料的保管情况进行认真检查的制度,及时发现问题,及时处理,防患未然。一般一周一小查,一月一大查,如遇特殊情况或意外事故应及时查,发生意外时,应采取有效的措施补救。库房检查工作由管理科负责组织,每次检查情况均列表登记,参加检查人员签名。

2.档案资料进库或调出应建立严格登记制度。外借、归还及调阅后的档案资料应及时入库,放回原处,便于管理。

3.档案资料库房指定专人负责管理,非本馆人员,未经许可不得擅自进入库房。

4.做好档案资料库房的防盗、防火、防虫、防霉、防潮、防光、防雷、防震、防水、防高温、防污染等安全设施的检查,发现情况,及时汇报处理,采取调节和控制手段,保持库房温度控制在14-24,相对湿度45-60%,并及时做好库房温湿度记录。

5.保持库房整齐清洁,搞好经常性的卫生,每季大清洁一次,每月小清洁一次。注意合理通风,建立温湿度登记制度,在搬动档案资料时,要尽量减少档案的磨损和污染。

6.档案资料库房区域及通道、走廊严禁吸烟和存放易燃、易爆物品。定期检查消防器材和电路,对库房采用的“高压细水雾消防系统”每个月检查一次,每年检测一次,检查检测结果要记录归档。

7.库房管理人员要加强责任心,下班前要检查库房、关闭门窗、关闭电源。

四、新接收的档案、资料要经过除尘、消毒处理才能入库。

五、档案资料库房每半年进行一次大检查,检查内容包括库房温湿度控制系统、消防系统、监控系统、门禁系统、档案保管情况、卫生情况等,发现问题及时报告局、馆领导,并迅速采取应对措施。大检查由管理科负责组织,分管领导参加,检查结果列表登记,参加检查人员签名,年终归档。

六、严格执行档案资料鉴定制度,严格履行档案资料鉴定、销毁手续。

七、档案资料保管人员因工作变动时,必须办理清点交接手续。