清远市史志办公室围绕建设“幸福清远”及全面实施“桥头堡”战略，结合工作实际，科学合理地制定年度工作目标，并将年度工作目标进行细化分解。为认真抓好我办工作效能保障制度建设工作，进一步强化服务意识，改进工作作风，提高工作效率，制定了岗位责任制、同岗替代制、办事公开制、服务承诺制、首问负责制、一次性告知制、限时办结制等七项效能保障制度,切实提升工作效能,推动史志事业发展。
一、岗位责任制
㈠主任岗位
负责市史志办全面工作。
⒈贯彻党和国家的路线、方针、政策，在思想上、行动上始终与党中央保持一致；贯彻执行国家和省有关地方志、党史工作的方针、政策和法规，拟订全市地方志、党史工作规划和编纂方案。
⒉主持史志办全面工作，督促全办人员履行各自的工作职责，努力完成上级交办的各项工作任务；组织、指导、督促和检查全市地方志、党史工作；规划、指导与组织实施全市地方志信息化建设，负责市情信息库建设和管理；组织地情研究和开发利用地方志资源；组织党史成果转化，开展党史宣传教育。
⒊负责领导班子的党风廉政建设，加强对干部职工的党风廉政建设教育；执行党组、主任办公会议及集体做出的各项决定。
㈡副主任岗位
协助主任做好分管科室的各项工作。
㈢科长岗位
1.综合科
⑴协助办领导组织日常工作，协同处理上级交办的有关工作；
⑵负责会务组织、文秘、档案、保密、财务、安全保卫、计划生育、对外接待、离退休干部等行政后勤工作；
⑶负责人事、党务、纪检、监察、工青妇等工作。
2.党史科
⑴开展党史资料的征集和研究工作；
⑵编写有关组织史资料、各个历史时期的党史大事记，撰写中共地方史；
⑶组织党史学术研讨与交流；
⑷开展党史宣传教育，举办有关党史展览、陈列，建立党史教育基地；
⑸做好各县（市、区）、各有关部门的党史业务指导和管理工作；
⑹负责各县（市、区）中共地方史的审查验收工作。
3.方志科
⑴拟定《清远市志》编纂规划和方案，搜集、整理和保存地方志文献和资料，组织《清远市志》的编纂和审查验收、出版工作；
⑵组织、指导、检查和协调各县（市、区）地方志书编纂、出版和地方志资料年报工作；
⑶负责各县（市、区）地方志书的审查验收工作；
⑷组织地情调查研究和开发利用地方志资源；
⑸规划、指导、督促、检查全市地方志信息化建设，管理市情信息库；
⑹组织培训各县（市、区）地方志专职干部和地方志编纂人员。
4.年鉴科
⑴拟定全市综合年鉴编纂工作规划与方案；
⑵落实年鉴工作的编纂规范和管理办法；
⑶组织、指导、检查和协调各县（市、区）综合年鉴编纂工作；
⑷组织培训综合年鉴编纂人员；
⑸开展综合年鉴编纂理论研究和对外交流。
二、AB岗工作制（同岗替代制）
AB岗工作制（又称顶岗）是指各科室在定岗定责的基础上，每一个岗位责任人因事离岗期间，要明确备岗责任人代替其履行职责，不得出现某一岗位责任人离岗而互相推诿、扯皮，导致不履行工作职责以及来人办事受阻的现象。
㈠A岗责任人因事离岗期间，必须提前向B岗责任人做好工作交待。
㈡B岗责任人在顶岗期间，要同时做好本岗位工作和A岗主要工作。顶岗期间兼有A岗的职责权利，对执行A岗工作结果负有相应责任。
㈢每一岗位责任人不仅要做好本岗位工作，还要加强对本部门其他业务工作的全面了解，以保证AB岗工作制在各部门顺利实施。
㈣AB岗制具体安排如下：
1.主任邓翠萍、副主任高常立与蔡少玲组成一组。当作为A岗的主任公务活动，作为B岗的副主任不能补位时，由同组的其他副主任进行补位。
2.副主任高常立与蔡少玲组成相互的AB岗补位关系；
党史科科长莫祖扬外出，由魏秋洁补位；
方志科科长孟淑芹外出，由陈文军补位；
年鉴科科长陈文军外出，由梁欣补位；
综合科副主任科员邱泽新外出，由唐丽玲补位。
三、办事公开制
为贯彻落实好《中共中央关于加强和改进新形势下党史工作的意见》和国务院《地方志工作条例》，确保我办各项工作有序推进，要积极推行政务公开，加强社会监督，增强工作的透明度，不断提高业务水平。依照法律法规和政策规定，对运用行政权力办理与人民群众利益相关的各类事项，只要不属于党、国家机密以及被调查单位的商业秘密，都要坚持向社会公开。
㈠我办政务公开的范围，分为政策法规类、业务类、岗位职责类、内部管理类和其他类。
1.政策法规类包括由我办制定或上级制发的法律法规、规章、规范性文件。
2.业务类主要是业务科室的各项工作、活动。
3.岗位职责类包括单位职责、领导分工、机构设置、岗位职责、服务承诺、办事程序、举报电话等。
4.内部管理类包括年度工作目标管理及执行情况、内部管理制度、文件、领导讲话、总结、工作动态等。
㈡政务公开的职责划分。
1.领导班子负责政务公开的方案制定和审核、审批等工作。
2.各科室制定本科室政务公开的详细清单，负责资料收集、整理、报批；领导介绍、机构设置、部门职责、党史地方志业务完成动态由综合科负责;由我办制定的各项制度或上级制发的有关政策法规由综合科负责。
㈢政务公开的程序。
1.设立政务公开栏，公开我办重要工作等内容。
2.依照本制度规定可以公开的政务信息，由各科室负责对信息的政策性、准确性、时效性的审核、报批和发布。
㈣政务公开以内部信息管理系统（简称内网）为主要平台，根据需要也可采用以下方式推行政务公开：
1.政务公开栏、内部文件、刊物、简报、动态。
2.广播、电视、报纸等公众媒体。
3.其他便于公众知晓的形式。
四、服务承诺制
为进一步提高办事效率和服务水平，向群众提供优质高效的服务，特制定本单位服务承诺制度。
㈠服务承诺制度是本单位各业务科室根据职能要求，将对外服务的内容、程序、时限以及服务标准等事项向社会做出公开承诺，并采取有效措施保障承诺的落实，自觉接受群众的监督的制度。
㈡服务承诺制度的主要内容包括：简化办事程序、缩短办事时限、提供优质服务。承诺项目包括有：服务质量、服务项目、以及廉洁从政等方面。
㈢服务承诺制度的主要措施：①各业务科室的服务项目、服务标准、办理程序和具体要求以及办理时限、承办人员等要素，通过政务公开栏向社会公示，作出承诺。②完善监督制度。设立受理群众投诉电话：0763-3372636。对群众投诉的问题认真进行调查处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。
㈣服务承诺制度的管理：服务承诺制度的贯彻与落实工作由办公室负责人负责，监督和检查工作由综合科负责。
㈤服务承诺的奖惩
违诺第一次给予批评和诫勉谈话教育，向当事人赔礼道歉；违诺第二次视情节给予通报批评；违诺三次以上给予效能告诫或调离工作岗位；违反廉洁从政承诺，视情节轻重给予效能告诫或党纪政纪处分。
五、首问负责制
㈠首问负责制的含义
是指第一位接受来访、来电、来信的机关工作人员，必须负责接待、解答、受理或者引导办理有关事项，使之得以及时、有效处理的责任制度。
㈡首问责任人的要求
要对服务对象热情礼貌、用语文明；熟悉本单位岗位职责和工作流程；要牢固树立党的宗旨意识，切实为前来办事人员着想，不得推诿；要体现良好的职业道德和精神风貌。
㈢首问责任人的责任
1.属于首问责任人职责范围内的事项，要及时给予办理；不能当场办理的，要说明理由；需要补充材料的，要一次性告知，要耐心解答对方的询问。
2.不属于首问责任人职责范围内的事项，但属于本单位职责范围的，首问责任人要主动告知或引导到有关经办科室，经办科室无人时，应告知经办科室的联系电话。属于本科室职责范围的，当具体经办人不在时，首问责任人应先接受下来，并记下服务对象的联系电话，再交具体经办人处理。
3.不属于本单位或本科室职责范围的，首问责任人应告知或尽可能帮助其了解承办单位或科室。如果知道承办人员或承办部门人员有事外出的，要告知服务对象联系时间和联系方式。
4.遇到责任不明确或首问责任人不清楚承办科室的事项，首问责任人要及时向领导报告，落实承办科室，并由其答复服务对象。属于电话咨询的，首问责任人应按照上述原则给予答复；属于举报或投诉的，首问责任人应将反映的事项、举报或投诉人姓名、联系电话等要素记录在册，并按有关规定及时处理。
5.服务对象办理的事项不属于部门职能范围内的，首问责任人要耐心解释，并予以尽可能的指引和帮助。
6.涉及两个以上科室承办的事项，由首先接办的科室承担首问责任，负责及时与相关科室联系。有关问题取得一致意见后，要告知服务对象主办科室。主办科室负责及时办理，协办科室要积极配合，不得互相推诿。
7.受理事项需领导核准或需向上级请示后才能答复的，由首问责任人或承办科室直接向领导请示，根据领导或上级批复的意见予以答复处理。
六、一次性告知制
㈠一次性告知制是指申请人到机关办事或电话咨询有关办理事宜时，经办人员必须一次性告知其所要办理事项的依据、时限、程序、所需的全部材料以及不予办理理由的制度。
㈡对申请人要求办理的事项，经办人应当场审核其有关手续和材料，对即时办理的事项要即时办理；对手续、材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性书面告知其所需补正的手续和材料；申请人按照书面告知的要求补正后，经办人员应当按时予以办理。
㈢对申请人所办事项涉及多个部门的，或相关手续、材料不清楚，法律法规和规范性文件规定不明确等特殊情况，经办人应及时帮助其咨询了解或请示报告，并将结果告知当事人，不能一推了之。
㈣对需一次性告知的事项，除电话咨询可用口头一次性告知的形式外，要以书面的形式告知当事人，并存档备查。
七、限时办结制
限时办结制是指各类须经我办办理的事项，在手续完备、资料齐全且内容符合法律、法规及有关规定的前提下，各承办科室应在限定的时间内办结。
需要办理的公文，主办科室应及时提出拟办意见送领导批示，或交有关科室办理并提出具体办理时限；对发文机关有明确时限要求的，按照发文机关要求的时限内办结；对紧急公文要在领导批办要求的时限内办结；会签文件一般应在2个工作日内提出意见；领导批办的一般公文，应在3个工作日内办结；对于内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办结的，承办科室应当在规定时限前向发文机关或交办单位说明理由；对于领导签发后的公文，一般应在3个工作日内完成印发。
